Ervaren Ambtelijk Secretaris

Als Ambtelijk Secretaris ondersteun je de Ondernemingsraad (OR) op inhoud, proces en organisatie. Je zorgt ervoor dat de OR zijn wettelijke taken volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) zorgvuldig, tijdig en professioneel kan uitvoeren.

Binnen deze opdracht ligt de nadruk op het waarborgen van continuïteit, het aanbrengen van structuur en het correct toepassen van procedures, terwijl je tegelijkertijd bijdraagt aan een soepel samenspel tussen OR, HR, directie en gemeentesecretaris.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het voorbereiden van OR-vergaderingen (agenda’s, stukken en afstemming met voorzitter en directie);
• Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten volgens gemeentelijke richtlijnen;
• Bewaken van WOR-procedures en interne besluitvormingsprocessen;
• Opstellen van conceptadviezen, instemmingsbrieven, jaarverslagen en interne communicatie;
• Ondersteunen van de OR bij procesvoering, prioritering en planvorming;
• Verzorgen van organisatorische taken zoals planning, mailboxbeheer en archivering;
• Beheren van digitale omgevingen zoals Teams en SharePoint;
• Fungeren als verbindende schakel tussen OR, HR, directie en gemeentesecretaris;
• Bewaken van termijnen bij relevante trajecten zoals reorganisaties en beleidswijzigingen.

Met jouw inzet zorg je ervoor dat:

• OR-vergaderingen gestructureerd en efficiënt verlopen;
• Advies- en instemmingstrajecten tijdig en correct worden afgerond;
• Documentatie altijd actueel en toegankelijk is;
• De samenwerking tussen betrokken partijen professioneel en helder blijft;
• De OR zich kan richten op haar inhoudelijke rol.

Wij zoeken een stevige en zelfstandige professional die overzicht houdt, zorgvuldig werkt en zich makkelijk beweegt binnen een bestuurlijke context.

Daarnaast beschik je over:

• Aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris, OR-ondersteuner of vergelijkbare functie;
• Gedegen kennis van de WOR en gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
• Sterke schrijfvaardigheden en ruime ervaring met verslaglegging;
• Bestuurlijke sensitiviteit en ervaring binnen een politiek-ambtelijke organisatie;
• Het vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.

Je herkent jezelf in de volgende competenties:

• Organiseren en plannen;
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Onafhankelijkheid en integriteit;
• Nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Procesbewustzijn;
• Samenwerkingsgericht.

Wij bieden een interessante en verantwoordelijke tijdelijke opdracht binnen een dynamische gemeentelijke organisatie.

Je kunt rekenen op:

• Een tijdelijke opdracht voor 16 uur per week, voor de duur van 4 tot 6 maanden;
• Een zelfstandige rol met veel ruimte voor eigen inbreng;
• Salaris conform cao gemeente, schaal 8 (€3.206,- tot €4.499,- bruto o.b.v. 36 uur)
• Reiskostenvergoeding;
• 28 vakantiedagen per jaar naar rato en 8% vakantiegeld over je verdiende salaris;
• 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% levensloopbijdrage over je verdiende salaris;
• Mogelijkheid tot hybride werken (deels thuis, deels op kantoor).

De vacature blijft open totdat we de juiste kandidaat hebben gevonden.